In der heutigen entscheidungsintensiven Arbeitswelt dienen Meetings dem Informationsaustausch, der Lösungssuche sowie Pflege der sozialen Kontakte. Leider entwickeln sich Besprechungen oft zu wahren Zeitfressern und nach einer langen Gesprächsrunde fragt man sich immer wieder: „Was haben wir hier eigentlich gemacht?“

Diese Tipps helfen Ihnen das Aufwand-Nutzen-Verhältnis zu verbessern:

• Bevor Sie eine Besprechung ansetzen, überlegen Sie sich, welches Ziel Sie erreichen wollen. Möchten Sie Ihre Mitarbeiter informieren, neue Ideen für ein Projekt sammeln oder Beschlüsse fassen? Teilen Sie das Ziel allen Beteiligten vorab mit.
• Prüfen Sie im Vorfeld ob eine Besprechung für die Zielerreichung notwendig ist.
• Verteilen Sie rechtzeitig vor der Sitzung die Tagesordnung mit dem geplanten Zeitbedarf.
• Laden Sie alle Beteiligten immer frühzeitig ein.
• Laden Sie nur TeilnehmerInnen ein, die etwas zu den Themen beizutragen haben.
• Sollen Entscheidungen getroffen werden, dann laden Sie nur die Entscheider ein. Die für die Entscheidung notwendigen Informationen sammeln Sie während der Vorbereitung auf den Termin.
• Bestimmen Sie im Vorfeld, wer die Besprechung moderiert und wer das Protokoll schreibt. Nur so können sich alle auf ihre Rollen vorbereiten.
• Reservieren Sie rechtzeitig den Besprechungsraum und sorgen Sie für die richtige Bestuhlung, Technik und ggf. Bewirtung.
• Fangen Sie stets pünktlich an.
• Schalten Sie die Handys ab und lassen Sie keine Störungen von außen zu.
• Begrenzen Sie, wenn nötig, die Redezeit.
• Vertagen Sie ein Thema wenn Sie nicht innerhalb der vorgesehenen Zeitrahmens zum Ergebnis kommen.
• Benennen Sie für jeden Tagesordnungspunkt einen Verantwortlichen.
• Halten Sie die Ergebnisse schriftlich fest. 

Viel Erfolg wünsch Ihnen,